Todas las organizaciones, sin importar sus dimensiones o trascendencia dentro del mundo empresarial o comercial, ejecutan una serie de procedimientos para evaluar sus ingresos y egresos, así como para evitar recibir multas o penalizaciones por el hecho de no exponer de forma clara y detallada cuáles han sido sus ganancias y pérdidas en un periodo de tiempo determinado.

¿Qué es el Balance Sheet?

Balance Sheet – Significado y Definición

En contabilidad el Balance Sheet u hoja de balance, consiste en una de las tres declaraciones financieras fundamentales que constituyen una pieza clave para saber establecer las condiciones financieras de una empresa y determinar su posición financiera actual.

De esta forma, este es un documento que permite distinguir detalladamente los bienes en función de dinero, maquinaria, materia prima, inmuebles, entre otros, así como las deudas adquiridas por la organización para evaluar si las ganancias que se han obtenido en un tiempo determinado han sido las esperadas o por el contrario, son mucho menores.

Asimismo, el Balance Sheet es un documento que permite analizar muchos aspectos en torno a cuál es la posición financiera de la empresa debido a que aporta información que permite evaluar si en esta se deben replantear los objetivos y métodos que se emplean para generar ingresos.

Instrucciones

Si bien son diversas las opciones que facilitan la elaboración de una hoja de balance tales como el uso de un software especializado, la descarga de plantillas en un sitio web de Internet, o la tradicional e infalible hoja de Cálculo de Microsoft Excel.

No obstante, cuando se va a elaborar este tipo de documentos financieros, también es necesario saber desglosar la información de los activos y pasivos que se detallarán en la hoja de balance, por lo cual, esta serie de pasos pueden constituir una guía muy útil para elaborarlos.

  1. Establecer una fecha que puede cambiar de acuerdo con las demandas de cada organización o el propósito en particular para el cual se elaboren estos documentos. Es decir, esta hoja de balance debe al menos elaborarse de forma semestral y sin dejar intervalos de tiempo sin reflejar en estos documentos porque se puede obviar información importante que permitirá analizar la posición financiera de la organización.
  2. Organizar la información financiera de la empresa tomando en consideración los datos que se suministran en documentos probatorios como los estados bancarios, facturas de cuentas por cobrar, facturas de cuentas por pagar, entre otros. Asimismo, se debe realizar un inventario de todos los activos fijos que posee la organización e investigar cuál es el valor que estos tienen en el mercado para la fecha en la que se elaborará la hoja de balance.
  1. Enumerar los activos y pasivos de la empresa, desglosándolos según su importancia para la posición financiera de la organización.
  2. Sumar el total de las ganancias y las deudas que posee la empresa para saber cuál es el valor neto de la organización. Asimismo, hay que sumar por separado los activos y pasivos que se reflejan en la hoja de balance.
  3. Restar los pasivos con los activos para saber la relación de pérdidas y ganancias que existe en la empresa, debido a que los activos aumentan en función de que existan menos deudas en la organización.

 

Que Necesitas

Un Balance Sheet es un documento financiero que se divide en dos secciones: el lado izquierdo en el cual están desglosados los activos que posee la empresa, es decir, el capital con el que esta cuenta en función de dinero en efectivo, inventarios, cuentas por cobrar, mientras que en el lado derecho se reflejan las deudas adquiridas por la organización.

En la parte derecha de esta sección también se incluyen los activos o bienes que esta posee pero que todavía no han sido cancelados y por lo tanto, forman parte de las cuentas por pagar que posee la empresa.

Asimismo, las deudas y los activos se dividen a su vez en dos categorías: una en la que se reflejan  los activos corrientes, es decir, aquellos cuyo valor ya ha sido cancelado por la organización, mientras que en la otra categoría se muestran los pasivos corrientes, en los cuales se incluyen todas las deudas que posee la organización.

De tal forma, un Balance Sheet tiene algunos ítems que permiten apreciar la distribución de bienes de la organización, entre los cuales cabe destacar:

Consejos

Activos corrientes

Los activos corrientes son aquellos bienes que ya han sido cancelados o en el caso de que no sea así, representan un valor para la empresa tales como: efectivos y los equivalentes, que cuales suelen mostrarse en la primera línea del documento y constituyen el activo con mayor liquidez dentro de una organización.

Asimismo, los efectivos y equivalentes son activos que representan una de las garantías financieras más importantes de las organizaciones porque sirven para cancelar deudas adquiridas, responder por algún daño o perjuicio que pueda ser ocasionado por la empresa o realizar inversiones.

Del mismo modo, en esta sección del balance también se detalla la información del capital conocido como activos equivalentes que suelen mencionarse en una nota al pie de la hoja de balance para saber cuáles son los que posee la organización.

Así pues, en esta parte también se incluye toda la información concerniente a las facturas que la organización tiene pendientes por cobrar, es decir, todo el dinero que será cancelado en función de la prestación de servicios o la venta de bienes ofrecidos directamente por la empresa.

En este mismo orden de ideas, estos activos que se conocen como cuentas por cobrar suelen tener un tiempo de expiración estimado de aproximadamente 3 meses y a medida que la organización las cobre, este dinero formará parte del efectivo de la empresa.

No obstante, otros de los activos que también se reflejan en esta parte son las inversiones que se han realizado, siempre y cuando existan operaciones de esta clase.

Lo mismo ocurre con el inventario de la empresa, que pertenece a estas categorías debido a que este también forma parte del capital que posee la organización. Dentro de este se encuentra la materia prima, así como los bienes que la empresa tiene disponibles para la venta y distribución  o los que todavía se encuentran en proceso de fabricación.

Activos fijos

Está conformada por algunos de los bienes materiales que forman parte de la organización tales como: inmuebles, equipos tecnológicos, maquinarias, herramientas, entre otros. Sin embargo, como consecuencia de su uso frecuente o de las constantes innovaciones tecnológicas, esta clase de activos siempre posee el riesgo de depreciarse.

De tal modo, en este balance también se debe reflejar el valor de la depreciación de estos activos, entre los cuales, los terrenos constituyen los únicos bienes cuyo costo suele acrecentarse con el tiempo.

Asimismo, existen unos bienes que se consideran activos fijos y aunque son intangibles, también poseen un valor innegable, sirviendo como garantía para la empresa. Entre estos se pueden mencionar las licencias, las patentes de productos o las fórmulas secretas, así como las marcas de los productos o la empresa y la clientela.

Otros activos

En esta parte del balance se detallan algunos bienes extras que también son considerados como activos de la empresa y forman parte de su capital.

Pasivos corrientes

En esta parte del Balance Sheet u hoja de balance se detalla lo que se conoce como cuentas por pagar, que son aquellas deudas adquiridas por las compañías, principalmente para comprar bienes inmuebles, maquinarias, materia prima, entre otros, y si se cancelan en su totalidad, podrían traer un desajuste en el capital en efectivo del cual dispone la organización.

De esta forma, las deudas que posee la organización, al igual que las cuentas por cobrar, tienen una fecha de expiración estipulada, por lo que se les debe llevar un seguimiento y pagarlas puntualmente o antes de su vencimiento para que la compañía no se vea en la necesidad de involucrarse en complicaciones de índole legal que incluso puedan perjudicar su imagen.

Otros pasivos

Balance Sheet – Significado y Definición

En esta parte del balance se reflejan algunos pasivos entre los cuales se pueden mencionar las deudas a largo plazo, así como costos de retiros acumulados, impuestos diferidos o créditos diferidos.

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