En las sociedades del siglo XXI es necesario poder identificar a las personas para todo tipo de circunstancias, ya sean positivas o negativas. El NIF o documento acreditativo en España, también conocido como DNI o Documento Nacional de Identidad, es la forma que tienen las autoridades actualmente para poder saber de quién se trata y si dicha persona está correctamente documentada y tiene autorización para estar en España. De hecho, por ley, es obligatorio llevar nuestro NIF encima en todo momento por si la policía quisiera identificarnos.

¿Qué es el NIF?

El NIF es el documento identificativo que es válido para todas las personas nacidas en España y residentes en el estado español. Los extranjeros que viajan a nuestro país, en cambio, podrán solicitar el TIE y posteriormente el NIE que sirve como su documento de identificación durante su estancia en el Estado español. A partir de los dos años, y pasando un previo examen, tendrán derecho a solicitar la nacionalidad española. La principal diferencia entre DNI y NIF es la actividad que se realiza. Mientras el DNI se centra más en la identificación personal, el NIF lo hace más con las actividades mercantiles aunque el número que emite el Ministerio del Interior acaba siendo el mismo. Este documento acreditativo consta de ocho números y una letra y debemos presentarlo a la hora de realizar la declaración de la renta. En cambio, si queremos identificarnos como una persona jurídica, en el caso, de contar con algún tipo de sociedad en nuestro poder tendremos siete números y un dígito de control. Es lo que se conoce como CIF o código de identificación fiscal, que sirve para identificar a las empresas que operan en nuestro país.

El NIE, en cambio, sirve para identificar a las personas extranjeras. A diferencia del DNI o NIF no lo emite el Ministerio de Interior, sino que lo hace la propia Dirección General de Policía. Previamente, se debe haber solicitado un permiso de residencia a nuestro país a través de un visado si se proviene de un territorio que se encuentra fuera de las fronteras de Schengen, es decir, de la Unión Europea y, por tanto, de la libre circulación de personas y mercancías que se establece en territorio europeo. Su composición se establece a partir de una letra, siete números junto a un código de verificación. Sin NIE es imposible permanecer en España y poder optar a un puesto laboral, aunque inicialmente sea a media jornada y sea necesario que se demuestre que no hay ninguna persona española que pueda realizar este mismo puesto de trabajo. Para otras tareas administrativas, tanto el NIF como el NIE son obligatorias para la emisión de una factura. Si eres el emisor de cualquier tipo de factura deberá figurar tu número de identificación, ya sea fiscal o personal. Incluso, si el propio destinatario de una factura también es un profesional, o cualquier tipo de autónomo, también deberá figurar el número de NIF o NIE. En caso de no seguir este proceso, la Agencia Tributaria no validará la factura y, por tanto, acabará siendo un completo papel mojado.

Además de para tareas administrativas o laborales, el NIF o DNI también será necesario para nuestra vida cotidiana. Prácticamente, cualquier tipo de actividad requerirá de nuestro número de identificación. Si vamos por la calle, la policía nos puede pedir que nos identifiquemos y lo requeriremos. En cambio, si adquirimos un título de transporte público de larga duración también será necesario que nos identifiquemos con los revisores con nuestro documento de identidad. Apuntarnos a un gimnasio o cualquier tipo de club deportivo también nos requerirán nuestro NIF para poder completar nuestra ficha personal y ser admitidos en él. Lo mismo pasa con apuntar a nuestros hijos o a nosotros mismos a cualquier tipo de centro de estudios. Si salimos a cualquier centro de ocio se nos puede requerir que nos identifiquemos. En España, contamos con clubs light para menores de 14 a 17 años, discotecas a partir de los 16 años, y finalmente las que son para mayores de edad. En cualquiera de los casos será necesario presentar nuestro documento identificativo. A la hora de votar también deberemos presentarlo, así como para realizar cualquier tipo de gestión administrativa como hemos indicado antes. En el mismo sentido, ir a algún centro de juego como el casino para mayores de 18 años también requerirá presentar nuestro documento identificativo. En cualquier caso, sin NIF, DNI o NIE, para las personas extranjeras, será imposible realizar prácticamente cualquier tipo de actividad.

Ventajas de contar con el NIF

Con todo, contar con un NIF válido, aparte de ser una obligación para permanecer en España, comporta enormes ventajas que conoceremos a continuación. Las más destacadas son las siguientes:

  • Posibilidad de beneficiarnos del sistema público. En el estado español existen unos servicios públicos que pagamos todos los ciudadanos a través de nuestros impuestos. Así, con el NIF podremos beneficiarnos de una sanidad, una educación o un servicio de biblioteca, entre otros, completamente gratuito y universal para todos.
  • Poder votar y ejercer nuestros derechos democráticos. Otro de los derechos fundamentales de las personas, recogidos por la Constitución Española, es el de poder votar libremente y de forma totalmente secreta una vez cumplida la mayoría de edad. Para ejercer este derecho es necesario identificarse con nuestro NIF en el pueblo o ciudad donde estemos censados.
  • Viajar por el territorio europeo. Otra de los políticas que estableció el Convenio de Schengen en 2005 es la libre circulación de personas y mercaderías por todo el territorio de la Unión Europea. Esto permite a los ciudadanos europeos poder viajar por toda Europa sin la necesidad de presentar el pasaporte, y solo requiriendo un NIF o DNI totalmente válido.
  • Acceder a diferentes clubes de ocio. Sin NIF, nuestras opciones de disfrutar y realizar diferentes actividades se limita. Algunos clubs de ocio, como hemos dicho anteriormente, requieren la autentificación previa ya que existe limitación de acceso. Sin un NIF, un DNI o un NIE completamente legal resultará completamente imposible su acceso, limitado por ley.

El proceso de conseguir un NIF o un DNI sigue siendo realmente complejo, y a muchos les cuesta de entender. En función de una edad u otra (posteriormente lo veremos más en profundidad), cada uno de los ciudadanos, al igual que ocurre con el pasaporte, está obligado a presentarse en su comisaría más próxima o aquella que le venga mejor para realizar la renovación. Los sistemas informáticos han permitido evolucionar el sistema y ahora ya es posible reservar una cita. En los años previos, no se podía reservar ninguna hora y cada ciudadano entraba por orden de llegada. Por ello, a primera hora de la mañana se amontonaban las personas en una cola para evitar tener que esperar lo máximo posible. Desde hace años, también entró en vigor el denominado DNI electrónico que permite realizar diferentes gestiones desde la red como la declaración de la renta, el pago de diferentes impuestos… La tecnología informática se ha convertido en uno de los mejores aliados de las personas en todo lo que rodea a operaciones administrativas.

Cómo conseguir un NIF

Conseguir un NIF totalmente legal es el objetivo de muchas personas que desean ejercer actividades mercantiles sin ningún tipo de señal fraudulenta que pueda poner en guardia a las autoridades. Para conseguir un número jurídico hay que enviar una solicitud a la administración. Existen dos tipos de procedimientos que permiten conseguir un NIF. Por un lado, se puede realizar de forma telemática, o en cambio, presentándose en alguna de las oficinas de la AEAT. La documentación requerida es el documento que certifique que el interesado se ha dado de alta en el censo de empresas, profesionales y retenedores (es el modelo 036). De hecho, antes de llevar a cabo cualquier tipo de actividad empresarial será necesario contar con este número de identificación fiscal, en el mes próximo a la constitución de la empresa. En algunos casos, los notarios pueden realizar un procedimiento rápido por vía telemática que le permitirá conseguir con rapidez el NIF y poner fin al problema que pueda tener cualquiera de las empresas involucradas. En caso contrario, la Agencia Tributaria también puede denegar la solicitud del número de identificación fiscal si observa que alguno de los datos que le hemos proporcionados son falsos o hay algún tipo de fallo. Para poder conseguir el NIF definitivo será necesario que la persona interesada o interesados firmen un documento donde manifiesten su acuerdo a ser titulares de dicho documento y a ejercer las responsabilidades y derechos que le pertoquen.

Si el procedimiento acaba siendo positivo, en un período máximo de diez días, las personas jurídicas recibirán el NIF. Para que este acabe siendo definitivo, la empresa también deberá poner en manos de la Agencia Tributaria los documentos que acrediten la formación y el estatus social de la empresa, así como la inscripción en un registro de carácter público. Esta documentación deberá enviarse durante el mes próximo a recibir el NIF provisional en el período estipulado de diez días. Los plazos son muy estrictos y, por tanto, su no respeto puede acabar revocando todo el procedimiento y obligar a los interesados a volver a iniciarlo. En caso de cualquier tipo de modificación en los datos de la empresa, deberá enviarse una declaración censal a la Agencia Tributaria informando de dichas modificaciones. Una vez que se cumpla con estas obligaciones, la administración entregará a los interesados el NIF definitivo. A través de un convenio, firmado por notario, entre las personas jurídicas y la Agencia Tributaria se establecerá las bases para que los interesados puedan obtener tanto el NIF provisional, como el posterior definitivo en un plazo máximo de 30 días. A su vez, los interesados también contarán con un mes para realizar los recursos que consideren necesarios en caso que no estén de acuerdo con la resolución que pueda tomar la Agencia Tributaria.

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Este procedimiento es común cuando cualquier persona decide convertirse en empresaria y contar con algún tipo de sociedad, es decir, que empieza a ejercer también como una persona jurídica. Las personas extranjeras que residan en España, y por tanto, no cuenten con un DNI en vigor también deberán realizar este mismo procedimiento para poder realizar la constitución de cualquier tipo de compañía. Todo el papeleo en todos los países es realmente importante y, por tanto, debemos seguir las indicaciones anteriores al pie de la letra. Con todo, el NIF es un elemento fundamental para llevar a cabo acciones de carácter mercantil de forma totalmente legal y evitar una multa que dificulte la puesta a punto y la expansión de un negocio. Al igual que ocurre con la renovación del DNI y su posible denuncia es importante dejar la vagancia a un lado y realizar las renovaciones que sean necesarias. Si dejamos para mañana lo que podemos hacer hoy nos podemos encontrar con más de un susto que ponga en dificultad la correcta evolución de la compañía.

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