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Este organismo se encarga de dar publicidad a actos de sociedades mercantiles o empresariales, todo se rige por la ley. Mientras que deben ser puestos estos a conocimiento de la población entera. Por consiguiente, el Registro Mercantil es público. Cualquier persona u organización con interés en una empresa puede solicitar ver los datos de estos registros. Por lo tanto, podrá obtener copia o certificados de cualquier hecho que esta organización suscriba. Además para facilitar que estos datos se encuentren en forma sencilla se usa el sistema de hoja personal.

Principalmente, la inscripción de los actos relativos a las sociedades o empresarios obligados a ello, entre otros se registrarán: la estructura de la sociedad, los cambios de localización y estatutos, cualquier anexo a los libros, nombramientos o ceses en sus órganos etc. Cualquier modificación o alteración debe estar vigilada por la ley.

El  Registro Mercantil se ocupa por otro lado de que las cuentas de los registrados y los libros anuales estén en regla. Por lo que deberán presentar la documentación luego del mes siguiente a la aprobación de la misma. Los liquidadores por otra parte también deberán controlar las cuentas. Todos los asuntos relativos al Registro Mercantil estarán encomendados a la Dirección General de los Registros y del Notariado. Aprende para este y otros trámites cómo compulsar documentos en Madrid e incluso cómo compulsar documentos gratis.

Que Necesitas

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Toda nueva compañía tiene que hacer este trámite dentro del mes de recibir la escritura de su localización. El incumplimiento de este periodo puede acarrear multas cuantiosas por lo que cualquier empresa que recién comienza querrá evitarlas. Para presentar una solicitud de inscripción en el registro mercantil necesitas lo siguiente:

  • El nombre de uno de los fundadores o quienes integren órganos ejecutivos.
  • En cada solicitud se deben consignar hasta un máximo de tres denominaciones por orden de preferencia.
  • Se debe indicar la forma social o su abreviatura. Esto es importante porque el funcionamiento estará en parte dado por la naturaleza de la organización.(Ej.- Sociedad de Responsabilidad Limitado o SRL, Sociedad Anónima o SA..)
  • Domicilio, debe ser el mismo que figure en el estatuto de la empresa. Y el registro mercantil al que se debe acudir debe estar en jurisdicción adecuada.
  • Fotocopia del resguardo de la liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales.
  • Monto de inscripción. Al momento de realizar la solicitud de inscripción se debe abonar una cantidad que ronda los 180 euros.
  • Además, se puede solicitar directamente en las oficinas del Registro Mercantil Central, con un impreso de solicitud de certificación, por correo a las oficinas del Registro Mercantil Central en Madrid (C/ Príncipe de Vergara, 94), también la instancia oficial con la denominación elegida, se puede realizar a través de Internet en www.rmc.es. El registro contestará remitiendo la certificación contra reembolso a la dirección indicada en la solicitud.

También te vendrá bien conocer para qué sirve un reglamento.

Instrucciones

Como norma general, la inscripción en el Registro Mercantil ha de solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios para la práctica empresaria en cuestión. Por lo tanto, es importante no equivocarse en los pasos a seguir.

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  1. Certificado de Marca o nombre original y único. Es indispensable que no hayan empresas con un nombre igual. Por lo tanto, primero se debe solicitar ante el Registro Mercantil un comprobante de nombre verificando que el que está por usarse no se encuentra ocupado. Este trámite es muy sencillo, tiene un costo bajo y puede hacerse en forma online.
  2. Además se debe presentar el documento en el que figuren tres posibles nombres para la empresa.  Una vez concedido el certificado, el nombre quedará reservado para el solicitante durante seis meses, aunque sólo tendrá una validez de tres meses hasta su registro en el notario. En caso de superar este plazo, se debe renovar. Transcurridos seis meses sin su utilización, el nombre vuelve a estar disponible para cualquiera.
  3. Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa
  4. Una vez obtenido el certificado, se procede a la apertura de la cuenta bancaria a nombre de la empresa en cuestión. Para ello se tiene que hacer un depósito de capital mínimo. El cual ronda los 3000 euros y constituye el capital inicial. El banco emitirá un certificado de dicho ingreso que posteriormente se presenta en notaría. Normalmente no se puede disponer del dinero depositado hasta que el banco de alta en Hacienda y las escrituras selladas por el registro mercantil. Una vez realizado esto se podrá usar el capital depositado para cualquier gasto de la empresa o inversión inicial.
  5. Redacción de los Estatutos Sociales.
  6. Los socios deberán redactar los Estatutos Sociales, es decir, el conjunto de normas que regirán la empresa y que se incorporarán posteriormente a la escritura pública de la constitución. Normalmente, suele hacerla o asesorar un abogado o encargarlo directamente a la notaría, dada la complejidad.
  7. Existen una serie de elementos mínimos que debe contener cualquier Estatuto Social, tales como la denominación de la sociedad, en la que deberá figurar necesariamente la expresión “sociedad de responsabilidad limitada”; el Objeto social o actividad a la que se va a dedicar la sociedad, la fecha de cierre de cada ejercicio, el domicilio social dentro del territorio español, el capital social, las participaciones en que se divida, valor nominal de cada participación y numeración de las mismas, y el sistema de administración de la sociedad.
  8. Escritura pública de la sociedad
  9. La firma de la escritura pública de la constitución de la sociedad por parte de todos los socios se realiza ante notario, lo que conlleva un pequeño coste, generalmente un porcentaje sobre el capital escriturado. Es un trámite previo a la posterior inscripción en el Registro Mercantil. Para la obtención de la escritura, es necesario aportar la siguiente documentación:
  10. Estatutos Sociales de la Sociedad.
  11. Certificación negativa del registro mercantil central (original).
  12. Certificación bancaria de la aportación dineraria al Capital Social.
  13. D.N.I. original de cada uno de los socios fundadores.
  14. Declaración de inversiones exteriores (si alguno de los socios es extranjero).
  15. Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.
  16. Con la aprobación del Real Decreto-ley 13/2010, de 3 de diciembre, quedaron exentas del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, en su modalidad de operaciones societarias: la constitución de sociedades, el aumento de capital, las aportaciones que efectúen los socios que no supongan aumento de capital y el traslado a España de la sede de dirección efectiva o del domicilio social de una sociedad cuando ni una ni otro estuviesen previamente situados en un Estado miembro de la Unión Europea.
  17. Trámites en Hacienda: Obtención del NIF, alta en el IAE, declaración censal
  18. Obtención del Número de Identificación Fiscal.
  19. Tras la firma de las escrituras, se debe acudir a Hacienda para obtener el Número de Identificación Fiscal (N.I.F.) provisional de la sociedad, así como las etiquetas y tarjetas identificativas. Para ello, deberás aportar debidamente cumplimentado el modelo 036, la fotocopia del D.N.I del firmante y la fotocopia de la escritura de constitución de la empresa obtenida en el notario.
  20. De esta forma, se asignará un N.I.F. provisional que tendrá una validez de 6 meses, plazo en que la Sociedad deberá canjearlo por el definitivo.
  21. Alta en el I.A.E.
  22. Este es el alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Se trata de un tributo local que grava la actividad de empresas, profesionales y artistas y necesita de tantas altas como actividades se vayan a desarrollar. Para llevar a cabo los trámites de alta, modificación o baja de este tributo, será necesario el modelo 840 junto con el NIF en la Administración Tributaria correspondiente al lugar donde se ejerce la actividad. Para los supuestos exentos de este gravamen, es decir, aquellos que tengan una cifra de negocio inferior a 1.000.000 de euros al año, solo es necesario aportar el modelo 036 de la declaración censal indicando los epígrafes IAE a los que se acoja.
  23. Declaración censal (IVA).
  24. En esta declaración se detalla el comienzo, la modificación o el cese de la actividad. Ha de ser presentada por empresarios, profesionales, artistas y todos aquellos con obligaciones tributarias. Para su expedición, es necesario aportar el modelo oficial 036, el NIF de la Sociedad y el documento acreditativo de alta en el Impuesto de Actividades Económicas.
  25. Todos estos pasos se realizan a través del DUE en el caso de crear tu sociedad con un Punto de Atención a Emprendedores (PAE).
  26. Inscripción en el Registro Mercantil.
  27. La sociedad ha de inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia en la que se ha fijado su domicilio social. Para ello, tiene un plazo de dos meses desde la obtención de la escritura de la constitución y necesita aportar la siguiente documentación:
  28. Copia auténtica de la escritura de constitución de la Sociedad.
  29. Certificación negativa de denominación social.
  30. Documento acreditativo de haber liquidado el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
  31. Copia del N.I.F. Provisional.
  32. Este paso también se incluye para el caso de autónomos.
  33. Obtención del N.I.F. definitivo.
  34. Una vez completados los pasos anteriores, y como última acción, acudir nuevamente a Hacienda para canjear la tarjeta provisional de N.I.F. por la definitiva, una vez se haya inscrito efectivamente la constitución de la sociedad.
  35. Superados estos trámites, la creación de Sociedad Limitada ya es efectiva. Sin embargo, para que ésta pueda iniciar las actividades, es necesario completar una serie de obligaciones con la Seguridad Social y el Ayuntamiento de la localidad donde esté fijada la dirección social de la empresa, tales como el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, también incluida en el DUE, así como la solicitud del número de patronal en caso de ir a contratar trabajadores o la solicitud de la Licencia de apertura.
  36. Inscripción de la escritura. Este es el acto en el cual los socios fundadores proceden a la firma de la Escritura de constitución ante notario, y aprobación de los Estatutos de la sociedad, debiendo adjuntarse en este momento la certificación del Registro Mercantil Central, sección denominaciones previamente obtenida. Los fundadores y los administradores son quienes están obligados a presentar la escritura de constitución para su inscripción, si bien nada impide, lógicamente, que puedan confiar dicha tarea en terceras personas. Pero fundadores y administradores son responsables solidarios de los daños y perjuicios que causaren por el incumplimiento de esta obligación.
  37. En el caso de sociedades tener a disposición la escritura pública de constitución. Junto a ello el Fotocopia del Número de Identificación Fiscal (NIF). Estos datos son primordiales al momento de radicar la sociedad y asegurar la identificación por parte del Registro Mercantil. Las de orden Laboral  deberán acompañar a esta documentación, el certificado que acredita que dicha sociedad ha sido calificada como “laboral” por el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (o por el órgano competente de la respectiva Comunidad Autónoma) e inscrita en el Registro de Sociedades Laborales.

Consejos

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Para el proceso de creación, registro o reglamentación de una empresa es primordial informarse. Por consiguiente, adquirir ayuda profesional de abogados, contadores y otros no será un gasto sin frutos. Debido a que el proceso puede ser complejo para el caso de sociedades contar con asesoramiento es indispensable.

Es así que en la redacción de los estatutos, por ejemplo, se tornará vital. Con estas reglas luego se regirán tanto las obligaciones como las facultades de cada socio. Mientras que en el caso de autónomos el trámite puede ser sencillo pero conlleva responsabilidades a futuro a considerar.

Estos trámites aunque parezcan tediosos aseguran el negocio y evitan multas cuantiosas. Las consecuencias derivadas de un funcionamiento fuera de estas normas puede llevar a acciones severas.

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