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Para comenzar, se debe dar luz a que los notarios en España son órganos dotados del poder de dar fe a actos. Entonces estos funcionarios públicos en equilibrio con las leyes hacen de los contratos y actos un hecho legalizado. Estos individuos se rigen por la Ley del 28 de Mayo de 1862 y por el reglamento de organización de la materia, aprobado el 2 de junio de 1942 modificado en 2007.

Un notario puede ser solicitado para dar fidelidad  a cualquier actividad. Sea de un acto público o extrajudicial particular. No puede negarse sin justificar debida y meticulosamente su falta en este oficio. Además de incurrir en un hecho irresponsable podrá ser gravemente sancionado.

Estos burócratas actúan en un marco de realidad. Por lo que los hechos de su percepción son el parámetro en que se desplazan. Usan sus sentidos para palpar la veracidad de ciertos actos. Mientras que en el marco legal utilizan tanto declaraciones como información de documentos públicos. La legalidad de estas actuaciones debe ser minuciosa y siempre imparcial.

El ejercicio de esta profesión debe ser ético y responsable. Brindar asesoramiento y marcos de realización de funciones siempre dentro de la legalidad y formas previstas. Considerando también que los fines de quien solicita el servicio sean lícitos y no perjudiquen de manera excesiva a otros.

Por otro lado, harán todo lo posible para regular e instrumentar de manera eficaz los documentos. Recogerán todos los aspectos que puedan y crean convenientes para reflejarlos en un acto jurídico de buena calidad. Sea cual sea el objetivo de sus intervenciones podrán plasmar actas, declaraciones de voluntad o documentos de alta importancia. Además se moverán entre los ámbitos privados o mercantiles sin que esto los afecte en conflictos de intereses.

Como profesionales del campo del derecho consultarlos siempre tendrá que arrojar información justa. Siendo entonces puentes de conocimiento entre los solicitantes y sus derechos. Por otro lado, la antelación de dicho asesoramiento puede volcar mejores resultados. Si se consulta al profesional con un buen plazo de tiempo este tendrá mejor capacidad de dar resultados. Podrá recaudar información, buscar nuevas normas que se apliquen al caso e incluso indagar en los lugares o aspectos más minúsculos. En cuanto a los costos los asesoramientos antes de entregar documentos son gratuitos y no arrojan aranceles.

Que Necesitas

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Como indica el Artículo 198 del Reglamento Notarial, “los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”.

  • Deseo legal de quien solicita el acta (dicha razón es meramente el inicio y lo más superfluo);
  • El origen de la necesidad de un notario debe ser lícito. Todo acto que requiera estos servicios no puede encontrarse fuera de las normas (no se debe alterar ningún derecho a terceros como el de la intimidad);
  • No incluir áreas administrativas o judiciales ya que no corresponden procedimentalmente   (en caso de actuaciones penales o administrativas los procedimientos son concretos);
  • La intervención de este profesional no puede ser sorprendente ni intempestiva
  • No se pueden realizar contemplaciones parciales. Cuando el notario es solicitado debe hacer siempre su labor en un marco de responsabilidad con sus funciones y no actuar con inclinaciones.

Al dar resultados actorales se crearán documentos públicos. Como en el caso de las actas deben ser custodiadas por un estricto proceso. Las copias de dichas actas pueden ser solicitadas por todas las partes y por cualquiera que posea interés en el caso. Además el órgano judicial podrá conocer su contenido si le parece necesario para cualquier otra causa.

Para solicitar a un notario se debe aportar el documento de identidad y los necesarios para que el profesional desempeñe su trabajo. Los otros requisitos serán pedidos por él ante cada caso que tenga delante.

Instrucciones

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Para que todo Documento o Instrumento Público Notarial ostente la condición de tal es necesaria la concurrencia de los requisitos que el artículo 17. bis de la Ley del Notariado -según redacción dada por Ley 24/2001, de medidas fiscales, administrativas y del orden social- establece como indispensables:

  1. El Notario debe dar fe de la identidad de los otorgantes, es decir, de que son quienes afirman ser.
  2. Asimismo debe dar fe de que, a su juicio, tienen capacidad legal y legitimación para otorgar el acto o negocio jurídico de que se trate. Deberá comprobar tanto su capacidad natural para celebrarlo, como su capacidad jurídica y legitimación, especialmente, cuando se trate de un representante, comprobando que tiene facultades suficientes para ello.
  3. Debe dar fe también, de que el consentimiento de los otorgantes al acto o negocio jurídico ha sido libremente prestado, es decir, falto de los vicios del consentimiento que lo invalidarían.
  4. Igualmente debe dar fe de que el otorgamiento se adecua a la legalidad. O sea, debe ejercer un juicio de legalidad, que le obliga a calificar el acto o contrato celebrado y comprobar que reúna los requisitos que la Ley impone. De hecho, el Notario es el redactor del documento y el conformador del mismo.
  5. Debe dar fe de que los otorgantes han expresado su voluntad debidamente informada, por lo que deberá leerles el documento y explicarles las consecuencias jurídicas que produce, asegurándose de que las entienden. Ello implica asesorarles y aconsejarles acerca de los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que se proponen alcanzar. E, incluso, sin quiebra de su imparcialidad, debe prestar especial asistencia a la parte más débil del contrato, ejerciendo así una función equilibradora.

Ahora bien, la función notarial va mucho más allá de la mera dación de fe, como testigo pasivo de los actos o contratos que se celebran en su presencia, es un documentador activo que, además, tiene la obligación de asegurarse de que el acto o contrato celebrado sea plenamente legal y que los otorgantes lo lleven a cabo con conocimiento de sus efectos y consecuencias. Es por todo lo expuesto que los efectos del Documento Notarial son múltiples:

  • Los Instrumentos Notariales gozan de fe pública, lo que produce unos importantes efectos probatorios.
  • Su contenido se presume veraz e íntegro, de acuerdo con lo dispuesto en las leyes.
  • Sus efectos sólo podrán ser negados o desvirtuados por los Jueces y Tribunales.
  • El Documento Público Notarial constituye título ejecutivo (artículo 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), a efectos del procedimiento de ejecución.
  • Y actúan como título legitimador para el tráfico jurídico cuando el documento contiene la adquisición de un derecho.

Los Documentos Notariales son, en principio, protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él. Los primeros consisten en escrituras públicas y actas notariales o protocolozaciones consignadas en el protocolo del notario. Los segundos son las reproducciones de Instrumentos Públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el Notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.

  • Las Escrituras Públicas no son sino declaraciones de voluntad de los otorgantes y del Notario en los actos jurídicos que impliquen la prestación de consentimiento y en los contratos de todas clases. Se considerarán Escrituras Públicas, además de la escritura matriz (que no es más que el documento original que se queda en la notaría y se anexa al protocolo), las copias de ésta, expedidas con ciertas formalidades. Así pues, las copias se encabezarán con el número que en el protocolo tenga la matriz, siendo una reproducción literal de la misma, una vez hechas las correcciones. Sólo el Notario en cuyo poder se halle el protocolo está facultado para expedir primeras y posteriores copias, pudiéndose interponer recurso de queja ante la Dirección General de los Registros y del Notariado contra la negativa del notario a expedir una copia.Tienen derecho a obtener una copia, además de cada uno de los otorgantes, todas aquellas personas a cuyo favor resulte de la Escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, así como quienes acrediten, a juicio del Notario, tener interés legítimo en el documento. Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve posible, dando preferencia a las más urgentes. En todo caso, deberá quedar a disposición del adquirente, dentro de los 5 días hábiles siguientes al otorgamiento, copia autorizada de cualquier escritura que contenga actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad.
  • Las Actas Notariales son Instrumentos Públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio de Notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia, dándoles carácter de auténticos, o bien, haciendo constar notificaciones, prevenciones o intimaciones conforme a Ley. Afectan, por tanto y con carácter general, a hechos jurídicos que por su peculiar naturaleza no pueden calificarse de actos o contratos. De esta manera el Notario, a instancia de parte, extenderá y autorizará Actas en que se consignen los hechos que presencie o le consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato. Estas Actas se firmarán por los interesados y se signarán y rubricarán por el Notario, salvo que alguno de ellos no pudiere, no supiere o no quisiere firmar, en cuyo caso se hará constar así. Los Notarios sólo podrán consignar en Acta las manifestaciones que se hagan por personas a las que previamente les haya informado de su condición de fedatario público.

Las Actas Notariales no requieren unidad de acto ni de contexto, pudiendo ser extendidas en el momento del acto mismo o, incluso, después. En este caso, cada parte del Acta se consignará como diligencia diferente, con expresión de la hora y sitio, y con cláusula de suscripción especial y separada.

Las diligencias, salvo que las personas con quien se entiendan pidan que se redacten en el lugar, existiendo medios para ello, podrán ser extendidas por el Notario con posterioridad, con referencia y sobre la base de las notas tomadas sobre el terreno, haciéndolo constar expresamente.

La persona con quien se hubiere entendido la diligencia podrá comparecer en la notaría para enterarse del contenido de la misma. Cuando, por el contrario, la diligencia se extienda en el lugar en el que se practique, el Notario invitará a que la suscriban los que en ella tengan interés, así como cualquier otra persona que esté presente en el acto.

Consejos

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Los efectos jurídicos de estos documentos deben considerarse con cautela. Por consiguiente, ante la realización de cualquier tipo de estos es imprescindible asesorarse legalmente. También pueden resguardar actividades de interés, por lo cual los servicios notariales son muy utilizados. Por ejemplo: las actas notariales de sorteos, de presencia. Este tipo de documento resguarda la equidad de derechos.

Para obtener una escritura o un elemento notarial de gran valor así como cualquier otro trámite que se desconozca como compulsar documentos, entre otros es aconsejable acudir previamente a un letrado informado o a un experto. Además no ocultar información que pueda luego salir a la luz con registros públicos o dar lugar a acciones legales contraproducentes.

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